POLITYKA PRYWATNOŚCI

strony internetowej https://online.pfk.org.pl

z dnia 10 września 2025 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności została opracowana zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz obowiązującymi przepisami prawa krajowego i określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej https://online.pfk.org.pl prowadzonej przez Polską Federację Kynologiczną.
2. Celem dokumentu jest wyjaśnienie, w jaki sposób Polska Federacja Kynologiczna gromadzi, wykorzystuje i chroni dane osobowe, a także poinformowanie o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą.
3. Strona internetowa https://online.pfk.org.pl jest przeznaczona wyłącznie dla członków Polskiej Federacji Kynologicznej i służy do obsługi spraw członkowskich, w szczególności: logowania do konta, aktualizacji danych osobowych, wysyłania formularzy, zgłaszania hodowli i psów, zarządzania zgłoszeniami na wystawy oraz pobierania dokumentów.
4. Przetwarzając dane osobowe, Polska Federacja Kynologiczna kieruje się następującymi zasadami:
   
   1. dane są zbierane wyłącznie w jasno określonych i prawnie uzasadnionych celach,
   2. zakres przetwarzanych danych ograniczamy do niezbędnego minimum,
   3. dane są przetwarzane wyłącznie na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej,
   4. stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych,
   5. respektujemy prawa osób, których dane dotyczą, w szczególności prawo dostępu, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania.
5. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z wyznaczonym przez Polską Federację Kynologiczną Inspektorem Ochrony Danych – Piotrem Dworak-Sokołowskim, pod adresem e-mail: poczta@pfk.org.pl.

§ 2. Cel i zakres przetwarzania danych

1. Obsługa konta członkowskiego – w celu umożliwienia logowania do serwisu, dostępu do swoich danych i ich edycji oraz pobierania dokumentów przetwarzamy dane takie jak: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, numer członkowski oraz dane logowania (login, hasło w postaci zaszyfrowanej).
   
   1. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do realizacji umowy członkowskiej).
   2. Okres przechowywania: przez okres członkostwa w PFK, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 5 lat).
2. Formularze – w ramach serwisu dostępne są różne formularze dotyczące spraw członkowskich (np. aktualizacja danych osobowych i hodowlanych, rejestracja hodowli, zgłoszenia psów, wnioski do zarządu). W zależności od rodzaju formularza mogą być przetwarzane: osobowe dane identyfikacyjne, adresowe, kontaktowe, hodowlane oraz dane psów.
   
   1. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja członkostwa) lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) – w zależności od rodzaju sprawy.
   2. Okres przechowywania: przez czas członkostwa, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 5 lat).
3. Komunikacja mailowa i SMS – w celu przekazywania członkom informacji dotyczących członkostwa i spraw organizacyjnych (np. potwierdzenia operacji w systemie, decyzje zarządu, komunikaty organizacyjne) przetwarzamy adres e-mail oraz numer telefonu.
4. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do realizacji członkostwa i statutu PFK).
5. Okres przechowywania: przez czas członkostwa lub do momentu rezygnacji z członkostwa.
6. Wypełnienie obowiązków prawnych – Polska Federacja Kynologiczna przetwarza dane osobowe również w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego). Dane przetwarzane obejmują: imię i nazwisko, adres, dane dotyczące płatności składek członkowskich.
   
   1. Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
   2. Okres przechowywania: dokumentacja księgowa i podatkowa – 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczy.
7. Podstawowe dane techniczne i statystyki odwiedzin – Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być zbierane podstawowe informacje techniczne służące do zapewnienia jej prawidłowego działania oraz monitorowania błędów. Przetwarzane dane mogą obejmować: adres IP, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, dane o czasie i sposobie korzystania ze strony internetowej.
   
   1. Podstawa prawna: uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   2. Okres przechowywania: przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów, zazwyczaj nie dłużej niż 26 miesięcy.
8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie – Polska Federacja Kynologiczna nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

§ 3. Udostępnianie danych podmiotom zewnętrznym

1. Podmioty przetwarzające (procesorzy) – Polska Federacja Kynologiczna powierza przetwarzanie danych osobowych podmiotom świadczącym usługi na jej rzecz, działającym wyłącznie na polecenie Federacji i na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO. Podmioty te nie wykorzystują danych do własnych celów. Do kategorii takich podmiotów należą w szczególności:
   
   1. dostawcy usług serwerowych i hostingu (utrzymanie strony internetowej i systemów IT),
   2. dostawcy usług IT i administracyjnych (utrzymanie i rozwój systemów),
   3. dostawcy usług chmurowych (m.in. poczta elektroniczna, przechowywanie dokumentów),
   4. dostawcy usług podpisu elektronicznego dokumentów,
   5. biuro księgowe (prowadzenie księgowości i obsługa finansowa),
   6. firmy pocztowe i kurierskie (doręczanie korespondencji i przesyłek),
   7. operatorzy telekomunikacyjni (realizacja usług telekomunikacyjnych),
   8. dostawca usług komunikacyjnych SMS.
2. Podmioty zewnętrzne (niezależni administratorzy) – Dane osobowe mogą być także przekazywane innym podmiotom, które przetwarzają je jako niezależni administratorzy, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań statutowych Federacji lub na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Do takich podmiotów należą:
   
   1. mBank S.A. (Polska, EOG) – realizacja płatności i prowadzenie rachunku bankowego,
   2. GeneVet Sp. z o.o. (Polska, EOG) – wykonanie badań DNA psów,
   3. Instytut Zootechniki – Państwowy Instytut Badawczy (Polska, EOG) – wykonanie badań DNA psów,
   4. Fundacja Safe-Animal (Polska, EOG) – rejestracja i obsługa mikroczipów psów,
   5. Bezpieczny.pl Sp. z o.o. oraz Generali Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. (Polska, EOG) – zaoferowanie ubezpieczenia szczeniąt w hodowlach zrzeszonych w Polskiej Federacji Kynologicznej (za zgodą hodowcy),
   6. Alianz Canine Worldwide (Hiszpania, EOG) – publikacja danych hodowców (imię, nazwisko, kraj, nazwa hodowli) na stronie internetowej Alianz Canine Worldwide (https://www.alianzfederation.org) w ramach międzynarodowej współpracy.

§ 4. Polityki Cookies

1. Strona internetowa Polskiej Federacji Kynologicznej wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu.
2. Strona internetowa https://online.pfk.org.pl nie wykorzystuje innych, niż tylko konieczne, plików cookies.

—

§ 5. Ujawnienie i przetwarzanie danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa lub gdy jest to niezbędne do ochrony praw i uzasadnionych interesów Polskiej Federacji Kynologicznej. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy:
   
   1. wymagają tego przepisy prawa, prawomocne orzeczenia sądów lub decyzje organów administracji,
   2. otrzymamy uzasadnione żądanie od organów ścigania lub innych instytucji uprawnionych do uzyskania takich informacji.
2. Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Federacji (np. dostawcy hostingu, obsługa IT, biuro księgowe, firmy pocztowe i kurierskie, operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy systemów komunikacji elektronicznej). Podmioty te działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.
3. W ramach korzystania z narzędzi analitycznych (takich jak Google Analytics) stosujemy rozwiązania zapewniające ochronę prywatności użytkowników, w tym anonimizację adresów IP.

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Dotyczy to w szczególności danych członków i hodowców, które są przetwarzane w Polsce oraz w krajach EOG, z którymi współpracuje Polska Federacja Kynologiczna (np. Hiszpania – Alianz Canine Worldwide). Publikacja danych hodowców w ramach współpracy z Alianz Canine Worldwide oznacza ich upublicznienie na stronie internetowej Alianz Canine Worldwide (https://www.alianzfederation.org)
2. W przypadku korzystania z usług dostawców technologicznych mających siedzibę poza EOG, takich jak Google (Google Workspace, Google Drive, Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads) czy Microsoft (Microsoft 365), dane osobowe mogą być przekazywane do tzw. państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki.
3. Dane osobowe przechowywane i przetwarzane w serwisie Autenti są przetwarzane na terenie EOG i nie podlegają transferowi poza Europejski Obszar Gospodarczy.
4. Takie przekazanie danych do państw trzecich odbywa się wyłącznie w sytuacjach, gdy:
   
   1. Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w danym państwie trzecim, lub
   2. zastosowano odpowiednie zabezpieczenia prawne, w szczególności Standardowe Klauzule Umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską, a także dodatkowe środki techniczne (np. szyfrowanie).
5. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z nami na adres wskazany w § 11.

§ 7. Bezpieczeństwo danych osobowych

1. Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych członków i użytkowników strony internetowej stanowi dla Polskiej Federacji Kynologicznej priorytet. W tym celu stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi, utracie, modyfikacji czy niewłaściwemu wykorzystaniu danych.
2. Środki te są dobierane z uwzględnieniem charakteru przetwarzanych danych, zakresu ryzyka oraz aktualnego stanu wiedzy technicznej, a także obowiązujących przepisów prawa.
3. W szczególności:
   
   1. dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Zarząd Główny Polskiej Federacji Kynologicznej i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków,
   2. stosujemy zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS), systemy kontroli dostępu, zapory sieciowe (firewall) oraz silne mechanizmy haseł,
   3. dostęp administracyjny do strony internetowej pfk.org.pl jest chroniony za pomocą obowiązkowego logowania dwuskładnikowego (2FA),
   4. dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej, a w przypadku usług chmurowych (Google Workspace, Google Drive, Microsoft 365) stosowane są dodatkowe zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu i ograniczenie uprawnień,
   5. dane podpisywane elektronicznie za pośrednictwem serwisu Autenti są chronione zgodnie z europejskimi standardami bezpieczeństwa i przetwarzane na terenie EOG,
   6. współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają zgodność z RODO i z którymi zawarliśmy stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych,
   7. nasze procedury bezpieczeństwa są regularnie monitorowane, testowane i aktualizowane, aby odpowiadały aktualnym standardom ochrony danych oraz wymogom prawa.

§ 8. Zmiany w Polityce prywatności

1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:
   
   1. zmian w obowiązujących przepisach prawa,
   2. modyfikacji procesów wewnętrznych Polskiej Federacji Kynologicznej,
   3. wdrożenia nowych usług, narzędzi lub technologii związanych z funkcjonowaniem strony internetowej pfk.org.pl.
2. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie internetowej Polskiej Federacji Kynologicznej i obowiązuje od dnia jej publikacji.
3. W przypadku wprowadzenia istotnych zmian poinformujemy użytkowników w sposób wyraźny – np. poprzez stosowny komunikat w serwisie lub wiadomość e-mail.
4. Zmiany w Polityce prywatności nie wpływają na prawa osób wynikające z przepisów RODO.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdy członek Polskiej Federacji Kynologicznej oraz użytkownik strony internetowej, którego dane są przetwarzane przez Federację, ma prawo do korzystania z uprawnień przewidzianych w art. 15–21 RODO. W szczególności przysługują Ci:
   
   1. Prawo do informacji – prawo do uzyskania jasnych informacji o tym, w jakim celu, na jakiej podstawie i przez jaki czas przetwarzamy Twoje dane osobowe,
   2. Prawo dostępu – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymania ich kopii,
   3. Prawo do sprostowania – prawo do poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
   4. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane,
   5. Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania ograniczenia zakresu przetwarzania danych w określonych sytuacjach,
   6. Prawo do cofnięcia zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo w każdej chwili ją wycofać; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
   7. Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi,
   8. Prawo do sprzeciwu – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w szczególności masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego.
   9. Prawo do tego, aby nie podlegać decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu – informujemy, że Polska Federacja Kynologiczna nie stosuje wobec członków ani użytkowników strony zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
2. W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Polskiej Federacji Kynologicznej (dane kontaktowe w § 11). W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić Cię o potwierdzenie tożsamości, aby zapewnić, że dane nie zostaną ujawnione osobom nieuprawnionym.

§ 10. Prawo do złożenia skargi

1. Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
2. W Polsce organem tym jest:
   Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
   ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
   https://uodo.gov.pl
3. Jeżeli mieszkasz w innym państwie Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii, możesz zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.
4. Zanim złożysz skargę do organu nadzorczego, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z Polską Federacją Kynologiczną. Dołożymy wszelkich starań, aby wszelkie kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych zostały wyjaśnione i rozwiązane w sposób polubowny.

§ 11. Administrator danych i kontakt

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest:
   Polska Federacja Kynologiczna
   ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań
   KRS: 0000344801, NIP: 8272268554, REGON: 100808590
   E-mail: poczta@pfk.org.pl
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z wyznaczonym przez Polską Federację Kynologiczną Inspektorem Ochrony Danych:
   Piotr Dworak-Sokołowski
   E-mail: poczta@pfk.org.pl
3. Możesz również skontaktować się z nami:
   
   1. drogą mailową, pod adresem: poczta@pfk.org.pl,
   2. listownie – na adres naszej siedziby wskazany powyżej.
4. Na wszystkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące Twoich danych osobowych odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminach przewidzianych przepisami prawa, w szczególności RODO.